01 · Levantamiento · Mejora de procesos
Levantamiento de procesos en dos semanas, a precio cerrado.
Consultoría en levantamiento y mapeo de procesos para empresas en Chile. Un proceso de gestión se levanta con las personas que lo hacen, se documenta tal como funciona hoy (AS-IS) y queda listo para medirse. Sirve cuando el registro cambia según quién lo lleve, el mismo dato se digita dos veces o nadie sabe bien de dónde sale la cifra que llega al comité.
- Alcance
- Un proceso, de punta a punta
- Plazo
- 2 semanas
- Tu equipo
- 4 reuniones de una hora
- Valor
- 40 UFbruto · precio cerrado
Ordenar el flujo de gestión, no la técnica.
De la solicitud de compra al pago, de la recepción a la entrega, del ingreso de un caso a su cierre. Termina con indicadores listos para medirse, no con un diagnóstico para archivar.
No diseñamos la técnica de tu operación: ni la tronadura, ni la faena de hormigón, ni la línea de packing. Ordenamos el flujo de gestión: quién hace qué, con qué registro y en qué orden. El criterio técnico y la decisión siguen siendo del equipo que conoce el negocio.
Lo que se entrega
Cuatro piezas. La tercera es la que define si el levantamiento está terminado.
El mapa del flujo de gestión
Cada etapa con su responsable, la fuente del dato y el estado del registro, tal como funciona hoy.
Dónde se pierde el dato
Lo que se digita dos veces, las etapas sin dueño y las decisiones que se toman sin dato.
La ficha de indicadores (KPI)
Cada indicador con su dueño, la fuente de la que sale y el umbral que lo dispara. Sin esta ficha el levantamiento no está terminado.
Las tablas que quedarían conectadas
La lista exacta y su conteo. Ese número define el plan, si después quieres ver el proceso en un tablero.
Ejemplo de levantamiento de procesos: de la solicitud de compra al pago.
Un proceso de una empresa cualquiera, con datos de ejemplo. El levantamiento de la tuya se hace con sus propias etapas, áreas y fuentes, tal como funciona hoy.
| Etapa | Responsable | Registro | Hoy queda | Después queda |
|---|---|---|---|---|
| Solicitud de compra | Área usuaria | Correo | Un correo sin folio | Solicitud con folio, centro de costo y monto |
| Orden de compra | Abastecimiento | ERP · órdenes de compra | La OC | Lo mismo, ligada a la solicitud |
| Recepción | Bodega | Guía de despacho | La guía firmada | Lo recibido contra lo pedido, el mismo día |
| Factura | Contabilidad | Registro de compras | La factura | Las facturas sin OC, marcadas |
| Pago | Tesorería | ERP · cartola | Un pago sin vínculo a la factura | Días de la factura al pago |
La ficha de indicadores de este ejemplo
| Indicador | Dueño | Fuente | Umbral |
|---|---|---|---|
| Días de la orden a la recepción | Jefe de abastecimiento | ERP · órdenes de compra | sobre 10 días |
| Facturas sin orden de compra | Contabilidad | Registro de compras | sobre 5% del mes |
| Diferencia entre lo recibido y lo facturado | Bodega | Guías de despacho | sobre 2% |
| Días de la factura al pago | Tesorería | Registro de pagos · cartola | sobre 30 días (Ley 21.131) |
Dos semanas, cuatro reuniones.
A tu equipo le pide cuatro horas. El armado corre por cuenta de Quproc entre una reunión y la siguiente.
- Reunión 1El alcanceDónde empieza y dónde termina el proceso, quién participa y qué decisiones se quieren ver. Queda por escrito.
- Reunión 2El flujo, como funciona hoyEtapa por etapa, con quien la hace: qué registra, dónde y cuándo.
- Reunión 3Dónde se pierde el datoSobre el borrador del mapa: lo que se digita dos veces, las etapas sin dueño y las decisiones sin dato.
- Reunión 4La entregaEl mapa, la ficha de indicadores y la lista de tablas. Queda una ronda de ajustes por escrito.
Cuestionario de levantamiento de procesos: lo que se pregunta en cada reunión.
Las mismas preguntas sirven para cualquier proceso de gestión. Con estas respuestas se arman el mapa y la ficha de indicadores.
Reunión 1 · El alcance
- ¿Dónde empieza y dónde termina el proceso?
- ¿Quién participa?
- ¿Qué decisiones se quieren ver?
Reunión 2 · El flujo
- ¿Qué etapas tiene hoy, en orden?
- ¿Quién hace cada etapa?
- ¿Qué se registra, dónde y cuándo?
Reunión 3 · Dónde se pierde el dato
- ¿Qué dato se digita dos veces?
- ¿Qué etapa no tiene dueño?
- ¿Qué decisión se toma sin dato?
Reunión 4 · Indicadores y tablas
- ¿Qué indicador mide cada decisión?
- ¿Quién es su dueño y de qué fuente sale?
- ¿Qué umbral lo dispara?
- ¿Qué tablas quedarían conectadas?
Qué incluye y qué no.
Alcance y precio cerrados antes de partir, para que nadie se lleve sorpresas después.
Incluye
- Un proceso de gestión, con su inicio y su fin acordados por escrito antes de partir.
- Cuatro reuniones de una hora con tu equipo, online, dentro de dos semanas.
- El armado del mapa y de la ficha, que corre por cuenta de Quproc entre reunión y reunión.
- El mapa del flujo, la ficha de indicadores y la lista de tablas, con una ronda de ajustes.
No incluye
- Diseñar la técnica de tu operación ni implementar los cambios.
- Conectar datos ni armar el tablero: eso es el modelamiento, con su propio precio.
- Un segundo proceso o reuniones adicionales: se cotizan antes de hacerlos.
Un proceso es un flujo con un inicio y un fin: de la solicitud al pago, del ingreso de un caso a su cierre. Si al acordar el alcance aparecen dos, se separan antes de partir. Si las reuniones se atrasan por agenda, se corre el plazo, no el precio. El levantamiento no se descuenta de la puesta en marcha del tablero.
Lo que viene después lo decides tú.
El levantamiento se puede tomar solo. Termina con el mapa, la ficha y la lista de tablas en tus manos, y con eso puedes seguir con tu equipo, con otro proveedor o con Quproc. Si sigues con el tablero, las fuentes, los indicadores y los umbrales pasan tal cual a la puesta en marcha, que tiene su propio valor según el plan.
Lo que aparece cuando se ordena lo que ya se registra.
Un hallazgo por rubro, sacado de cruzar datos que la operación ya tenía. Cada uno viene del tablero del rubro que lo nombra. Las cifras son de demostración.
Minería
Correlación de 0,98 entre fallas no planificadas de planta e incidentes.
Agroindustria y exportación
Brecha productiva: potencial sin capturar respecto de la cosecha real.
Agro · Riego
Cobertura semanal de medición bajo el mínimo para cerrar el programa.
Vitivinícola
Factor de potencia bajo el mínimo: recargo evitable en la próxima boleta.
Acuícola
Huella sobre el benchmark de industria de 5,5 kgCO₂e por kilo.
Pesca industrial
Utilización de planta en 83,3% contra una meta de 85%.
Retail
Consumo energético del período: 52,62 GWh con su costo asociado.
Hotelería
Consumo en 32,3 kWh por huésped-noche contra una meta de 30,0, con su costo ya asociado.
Abastecimiento y proveedores
Cada nota se rastrea hasta el dato que la originó y la regla que la calculó.
Energía
$968 MM de IEC recuperable en el diésel, calculado aparte del gasto.
Gestión energética · Ley 21.305
Consumo sin uso energético asignado: las tres columnas de la revisión no cuadran.
GLP y GNL
Una nave desviada esperó 5,8 días a la gira y el efecto llegó hasta el NPS del cliente.
Red de distribuidores
El decil más grande concentra 38,4% del volumen: 120 relaciones sostienen la mitad del negocio.
Salud · Gestión clínica
Una autorización regulatoria entra en ventana de aviso este mes.
Salud · Urgencias
Margen por sede normalizado y comparable para el directorio.
Legal
El trabajo en curso de un área supera el tope del trimestre.
Fondos de inversión
Capital comprometido sin llamar en dos vehículos.
Colegios
Dos contratos sobre el máximo de horas lectivas de la Ley 20.903: incumplimiento revisable en fiscalización.
Automotora
Repuesto en tránsito es la primera causa del Pareto de tiempo de box perdido.
Aseguradoras
Vida Colectivo Ejecutivos en 91,4% de siniestralidad contra 44,0% de Salud Complementaria Hospitalaria.
Constructoras e inmobiliarias
El índice de plazo del portafolio quedó en 0,96: el avance ganado va bajo el programado.
El método
Tres etapas, cada una en su color.
01 · LevantamientoSi puedes dibujar un sistema, es porque lo entiendes. Si lo entiendes, es porque lo conoces.
02 · ModelamientoSi lo conoces, es porque lo mides.
03 · SimulaciónSi lo mides, es porque lo puedes simular. Si lo puedes simular, es porque lo puedes mejorar.
Cuéntanos qué proceso no logras ver y te decimos cómo sería su levantamiento.
En treinta minutos se define el alcance: qué proceso, con quién se hace el levantamiento y qué indicadores deberían salir. Después son dos semanas y 40 UF, a precio cerrado.